06 erfolgreiches Zeitmanagement

Wer kennt es nicht, man vertrödelt seine Zeit auf Sozialen Medien oder bei YouTube und ist nicht gerne so produktiv wie man es sein würde…Ich stelle heute 5 Ideen vor, die euch bei einem erfolgreichen Zeitmanagement unterstützen können. Es ist überhaupt nicht Rocket Science und vieles hat man schon mal gehört, aber manchmal hilft es an simple Tools erinnert zu werden und es erstaunlich, wie viel Zeit man durch sie gewinnen kann.

1. Notieren

  • Alles notieren, was man erledigen möchte
  • Ich schreibe hier meisten erstmal ganz ungefiltert alles auf, was ich irgendwann man erledigen möchte und sortieren dann, was ich bis wann erledigt haben will bzw. muss. Dieses mache ich für meine private Angelegenheiten sowie für meine geschäftlichen
  • Ich sortiere diese nach Prio
  • Wenn bei bestimme Tätigkeiten die Priorität auf derselben Ebene liegt, fange ich mit den Tätigkeiten an die am schnellsten erledigt sind bzw. mir am einfachsten fallen, denn dann bin ich bereits im Worflow und habe bereits viel geschafft, wenn ich mir die zeitintensiven oder schwerfälligen Aufgaben annehmen
  • Diese Methode ist super simpel und produktiv und wird im Allgemeinen „Getting Things Done“ genannt
  • Hier noch der Hinweis: Nehmt euch nicht zu viel vor, man fühlt sich wahnsinnig schlecht, wenn man nicht alle seine Tagesziele erreicht hat. Nehmt euch ca. 60 % der Zeit eures Arbeitstages vor. Es kommt immer irgendwas dazwischen
  • Ich setzte mir z.B. Muss- und Kann- Ziele, wenn ich zusätzlich einen meiner Kann-Ziele erreicht habe, fühle ich mich Epic
  • Oder setzt euch Wochenziele. Ich arbeite in einem sehr operativen Bereiche, wo jeder Tag anders ist und schnell agiert werden muss. Wenn ich mir Wochenziele setzte, bin ich flexibler und erreiche meine Ziele trotzdem in der jeweiligen Woche
  • Wenn wir wisst, dass ein Tag besonders verrückt bei euch ist, versucht alles ToDo´s bis dahin erledigt zu haben, so dass ihr euch vorbereitet fühlt

2. Fokus:

  • Ich finde man verliert den Fokus relativ schnell heutzutage. Es kommen ständig Anrufe rein. Man recherchiert irgendwas und dann stößt man auf andere interessant Sachen, die aber keine Prio haben und für den heutigen Tag nicht eingeplant sind. Des Weiteren, erhält man gefühlt jede Minuten zig Emails. Ich versuche erst die Arbeit zu erledigen an der ich gerade sitze und mich dann der nächsten zu widmen oder meine Mails zu bearbeiten. Wenn es jetzt aber etwas super wichtiges ist oder der Vorgesetzte sich bei einem meldet, dann bearbeite ich natürlich erst das und wende mich anschließend direkt wieder an das jeweilige To Do
  • Ablenkung reduzieren (es gibt Website Blocker z.B)); manchen hilft es auch aufzuschreiben, was sie heute nicht erreichen wollen (also eine sogenannten Not-To-Do List zu erstellen: Nicht auf Social Media, nicht zwei Stunden Mittagspause machen, etc.)
  • Fokus auch auf Kernkompetenzen (kann ich bestimmte Arbeit abgeben z.B. Werkstudenten, unterstellte Kollegen, Freelancer (hier liebe ich z.B. fiverr)

3. Eisenhower Prinzip:

Wichtig Unwichtig
Eilig mit Prio erledigen Outsourcen
Nicht Eilig Terminieren Eliminieren
  • Matrix erstellen
  • Muss man üben; Entscheidungen zu treffen, was in welche Kategorie kommt

4. 80/20 Prinzip (Pareto)

  • 80 % der Ergebnisse –> 20 % Gesamtaufwand
  • 20 % der Ergebnisse –> 80 % Gesamtaufwand
  • Wie kann man die 80% reduzieren / auslagern / korrigieren?

5. Zeitlimit setzen + Druck aufbauen

Manche Leute arbeiten am besten unter Druck. Diese Phänomen ist besonders bei zahlreichen Studenten zu beobachten, die 3 Monate für eine Hausarbeit haben und alles in der letzten Nacht vor der Abgabe schreiben. Okay, leicht drastisch, aber vielleicht hilft es Dir ja, wenn Du Dir ein bestimmtes Zeitlimits für die Aufgaben setzt.

Mir hilft es z.B., wenn ich sage, „Okay, diese Aufgabe darf nicht länger als 2 Stunden dauern, oder mehr Zeit kann ich dafür nicht einräumen“, dann ist die Aufgaben auch in den allermeisten Fällen in den zwei Stunden erledigt und gleichzeitig wirft man den Perfektionismus, der einen ja oft auch behindert, über Bord

Seid ehrlich zu euch selbst, was ist realistisch. Belohnt euch bei Zielerreichung ( 5 Minuten Pause etc.), werden nicht frustriert, wenn ihr eure Ziele mal alle nicht erreicht. Die Welt wird nicht untergehen und morgen ist ein neuer Tag. Bis dahin, eure Ellen

Hinweis: Ich nutze fiverr.com lediglich für Arbeiten für meine beruflichen Nebentätigkeiten und nicht für meinen Job des Angestelltenverhältnisses.

Outsourcing an Freelancer: z.B. https://www.fiverr.com/ oder http://www.thewebblocker.com/

Webblocker: z.B. https://www.watchguard.com oder http://www.thewebblocker.com/

 

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